Presentasi PK dan Manual IKU Pegawai

Oleh: Eka Yuliantika

PENDAHULUAN
Latar Belakang
PK singkatan dari Perjanjian Kinerja dan Manual IKU singkatan dari Manual Indikator Kinerja Utama yang harus dibuat setiap awal tahun bagi semua ASN di lingkungan Kementerian Keuangan termasuk semua ASN di Kanwil Direktorat Jenderal Perbendaharaan Provinsi Kalimantan Tengah. Presentasi PK dan Manual IKU Pegawai sebagai action plan dari prinsip ketiga SFO.
Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan Provinsi Kalimantan Tengah berada di Kota Palangka Raya membawahi 4 (empat) Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN), diantaranya KPPN Palangka Raya dan KPPN Buntok sebagai KPPN Type A1 juga KPPN Sampit dan KPPN Pangkalan Bun sebagai KPPN Type A2.
Dengan adanya perubahan kebijakan nasional mengenai Pengelolaan kinerja Aparatur Sipil Negara sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2019 tentang Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil dan peraturan pelaksanaannya, serta sehubungan dengan adanya penyesuaian ketentuan mengenai penerapan Manajemen risiko di Iingkungan KementerianKeuangan, perlu melakukan penyelarasan, penyederhanaan, penajaman, dan penyempurnaan, ditetapkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 300/KMK.01/2022 tentang Manajemen Kinerja di Lingkungan Kementerian Keuangan.
Salah satu Indikator Kinerja Utama Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan adalah Nilai kualitas pengelolaan kinerja berbasis Strategy Focused Organization (SFO). Sebagai unit vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Kanwil DJPb dan KPPN dalam wilayah kerja Kanwil DJPb mempunyai visi dan misi yang jelas serta memiliki proses manajemen yang lengkap (input/sumber daya, proses internal, dan output/outcome). Proses tersebut kemudian dituangkan dalam bentuk Laporan Langkah-Langkah Peningkatan Kualitas Pengelolaan Kinerja.
Laporan Langkah-Langkah Peningkatan Kualitas Pengelolaan Kinerja disusun oleh Kanwil DJPb dan juga KPPN dalam wilayah kerja Kanwil DJPb setiap triwulan berdasarkan matriks yang telah diberikan oleh Kantor Pusat Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Permasalahan yang dihadapi dalam pembuatan laporan SFO adalah output yang dilampirkan sebagai bukti tidak ada dan masih kurang atau tidak lengkap, sehingga dapat mengurangi nilai kualitas pengelolaan kinerja berbasis SFO.
Prinsip ketiga dari SFO adalah Menyelaraskan organisasi kepada strategi. Kondisi yang diharapkan Kinerja organisasi dan individu diinternalisasi oleh masing-masing individu. Setiap pegawai khususnya Pelaksana belum semua mempresentasikan Perjanjian Kinerja masing-masing beserta Manual IKU nya dalam forum GKM (Gugus Kendali Mutu).

Pembahasan
Strategy Focused Organization (SFO) sebagai alat bantu pemantauan atas kemajuan capaian kinerja secara periodik dan mendorong komitmen pimpinan unit dan seluruh pegawai terhadap peningkatan kualitas pengelolaan kinerja. Selain itu SFO digunakan untuk mendeteksi dini adanya kesalahan yang harus diperbaiki secepatnya, dan dijadikan sebagai motivasi untuk mencapai kinerja/hasil kerja yang lebih baik serta sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan oleh pimpinan.
Lima (5) Prinsip SFO:
1. Menggerakkan perubahan melalui kepemimpinan;
2. Menerjemahkan strategi kepada kerangka operasional;
3. Menyelaraskan organisasi kepada strategi;
4. Menjadikan strategi sebagai tugas setiap pegawai;
5. Menjadikan strategi sebagai proses yang berkelanjutan.
Berdasarkan pendapat Robert Kaplan dan David Norton “Suatu organisasi berhasil mencapai tujuannya dengan berfokus pada strategi organisasi yang ditunjukkan dengan implementasi manajemen kinerja.” Robert Kaplan dan David Norton telah mengenalkan suatu pendekatan dalam menguji implementasi Balance Score Card (BSC) melalui Strategi Focused Organisasi (SFO) dengan melakukan assessment organisasi dan individu berdasarkan 5 (lima) prinsip yang ada dalam SFO.
Implementasi manajemen kinerja berlaku bagi organisasi dan Aparatur Sipil Negara (ASN) di Lingkungan Kementerian Keuangan, dengan mengacu pada ketentuan nasional terkait dengan pengelolaan kinerja. Pelaksanaan implementasi manajemen kinerja tersebut berupa Perencanaan Kinerja. Dalam perencanaan kinerja, Kementerian Keuangan menggunakan sistem manajemen kinerja berbasis Balanced Scorecard (BSC). Sistem berkenaan bertujuan menerjemahkan visi, misi, tujuan, dan strategi ke dalam kerangka operasional serta untuk membantu mewujudkan kinerja organisasi dan pegawai yang maksimal. Keberhasilan suatu organisasi dalam meningkatkan kinerja diantaranya dapat diukur melalui pencapaian target kinerja yang ditetapkan dalam dokumen perencanaan kinerja. Dalam perencanaan kinerja juga mempertimbangkan manajemen risiko melalui proses analisis kondisi eksternal dan internal. Penyusunan dokumen perencanaan kinerja merupakan bagian dari implementasi sistem perencanaan strategis.
Sejalan dengan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Kementerian Keuangan, Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan Provinsi Kalimantan Tengah telah menggunakan Balanced Scored Card (BSC) sebagai instrument pengelolaan kinerja. Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan Provinsi Kalimantan Tengah lebih lanjut menetapkan sasaran strategis yang dikembangkan menjadi ukuran-ukuran strategis yang terukur dalam Indikator Kinerja Utama (IKU) dengan targetnya serta dipetakan dalam peta strategi Kanwil DJPb Provinsi Kalimantan Tengah.
Peraturan yang terkait dengan nilai kualitas pengelolaan kinerja berbasis Strategy Focused Organization (SFO) adalah Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 300 /KMK.01/2022 tanggal 28 Juli 2022 tentang Manajemen Kinerja di Lingkungan Kementerian Keuangan.
Manajemen Kinerja merupakan rangkaian kegiatan pemanfaatan sumber daya untuk meningkatkan kinerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Manajemen kinerja di lingkungan Kementerian Keuangan diklasifikasikan menjadi Manajemen kinerja organisasi dan manajemen kinerja pegawai.
Manajemen kinerja organisasi memiliki tujuan sebagai berikut:
1. Membangun organisasi yang terus menerus melakukan penyempurnaan/perbaikan (continuous
improvement);
2. Membentuk keselarasan antar unit kerja;
3. Mengembangkan semangat kerja tim (teamwork); dan
4. Menjadi dasar untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi.
Manajemen kinerja pegawai merupakan manajemen kinerja dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi, penugasan lainnya sesuai kebutuhan organisasi, serta perilaku kerja pegawai selama periode tertentu.
Manajemen kinerja pegawai memiliki tujuan sebagai berikut:
1. Mewujudkan pegawai yang memberikan kontribusi maksimal kepada organisasi dengan mengedepankan kompetensi, keahlian, dan/atau keterampilan yang dimiliki, serta perilaku kerja yang sesuai dengan standar perilaku Kementerian Keuangan;
2. Membangun komunikasi efektif dan hubungan yang harmonis antara pegawai dan pimpinan, serta kolaborasi antar pegawai dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi;
3. Mengembangkan iklim kerja yang kondusif dan kompetitif, menghargai kualitas proses bisnis dan kompetensipegawai sehinggamampumemberikan kontribusi, output, dan outcomeyang maksimal; dan
4. Menjadi dasar pengembangan pegawai, pemberian penghargaan, dan pertimbangan karir.

Perencanaan kinerja mencakup proses penyusunan dan Penetapan dokumen kinerja, yang terdiri atas:
a. Perjanjian Kinerja (PK)
Merupakan dokumen kesepakatan antara Pimpinan UPK dengan Pimpinan UPK di atasnya. Perjanjian
kinerja berisikan penugasan dari pimpinan instansi yang lebih tinggi kepada pimpinan instansi yang lebih
rendah untuk melaksanakan program/kegiatan yang disertai dengan indikator kinerja.
b. Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)
Merupakan dokumen kesepakatan antara pegawai dengan atasan langsung atas rencana kinerja yang akan
dicapai pada periode tertentu.
Penetapan Perjanjian Kinerja dan Sasaran Kinerja Pegawai.
1) Ketentuan Umum
Unit yang wajib membuat PK yaitu Kementerian, UPK-One, UPK-Two, dan UPK-Three.
Pegawai yang wajib membuat SKP
Setiap pegawai di lingkungan Kementerian Keuangan wajib memiliki SKP, yang meliputi:
(1) Pegawai Negeri Sipil Kementerian Keuangan;
(2) Calon Pegawai Negeri Sipil Kementerian Keuangan;
(3) Pegawai Tugas Belajar;
(4) Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja;
(5) Pegawai non Kementerian Keuangan yang ditugaskan di lingkungan Kementerian Keuangan;
(6) Pegawai Kementerian Keuangan yang ditugaskan pada instansi pemerintah atau di luar instansi
pemerintah.
2) Batas Waktu Penetapan PK dan SKP
Penetapan PK dan SKP di lingkungan Kementerian Keuangan ditetapkan paling lambat 31 Januari pada
setiap tahun.
Ketentuan batas waktu penetapan SKP sebagaimana dimaksud dikecualikan bagi:
(1) Pegawai dari K/L lain yang beralih status/dipekerjakan ke Kementerian Keuangan;
(2) Pegawai Kementerian Keuangan yang ditugaskan pada instansi pemerintah atau di luar instansi
pemerintah;
(3) Pegawai yang kembali bekerja dari cuti di luar tanggungan negara, cuti bersalin, atau cuti besar/cuti
sakit paling kurang selama 30 hari kalender; dan
(4) Pegawai yangmengalami mutasi/promosi;
Pegawai tersebut pada angka (1) sampai dengan (4) wajib menandatangani SKP paling lambat 15 (lima belas) hari kalender sejak mulai bekerja.
Bagi pegawai yang wajib menyusun SKP namun tidak melakukan penyusunan SKP sesuai batas waktu
penetapan SKP, maka terhadap pegawai yang bersangkutan dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai disiplin PNS.
Setiap IKU yang telah ditetapkan harus dilengkapi dengan Manual IKU. Manual IKU merupakan dokumen penjelasan mengenai IKU yang diperlukan untuk melakukan pengukuran kinerja. Manual IKU ditetapkan paling lambat 15 (lima belas) hari kerja setelah Perjanjian Kinerja ditetapkan.
Manfaat SFO diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Penyusunan Laporan Kinerja (LAKIN) Kemenkeu.
2. Parameter Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi oleh Kementerian
PAN dan RB.
3. Penentuan Remunerasi Aparat Sipil Negara.
Prinsip ketiga dari SFO adalah Menyelaraskan organisasi kepada strategi. Kondisi yang diharapkan Kinerja organisasi dan individu diinternalisasi oleh masing-masing individu. Action Plan setiap pegawai mempresentasikan Perjanjian Kinerja masing-masing beserta Manual IKU nya dalam forum GKM (Gugus Kendali Mutu), waktu pelaksanaan Semesteran. Output yang perlu dilampirkan sebagai bukti dukung adalah Undangan, Daftar Absensi dan Notula GKM pegawai yang mempresentasikan Perjanjian Kinerja masing-masing beserta Manual IKU nya. Implementasi kegiatan, Subbag Penilaian Kinerja/Subbagian Umum menginisiasi pelaksanaan GKM secara bertahap sebagai sarana presentasi para pegawai terhadap Perjanjian Kinerja yang telah ditanda tangani. Jika tidak memungkinkan secara tatap muka langsung, pelaksanaan GKM dapat diselenggarakan dengan sarana elektronik (daring).
GKM setiap pegawai mempresentasikan Perjanjian Kinerja masing-masing beserta Manual IKU nya sehingga seluruh pegawai selesai memaparkan IKU nya masing-masing. GKM ini dapat menjadi kesempatan belajar bagi para pelaksana untuk dapat meningkatkan kemampuannya dalam memaparkan materi, dan seluruh pegawai dapat mengetahui tusinya masing-masing sehingga dapat memberikan hasil yang terbaik.
Sebagai masukan dari permasalahan yang dihadapi dalam membuat Laporan SFO, diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Persyaratan 5 (lima) prinsip SFO agar dilengkapi setiap bulan selama 3 (tiga) bulan berturut-turut;
2. Melengkapi dokumen yang diperlukan sebagai bukti dukung yang lengkap seperti undangan, daftar hadir, notula, dokumentasi, nota dinas, penghargaan, inovasi, dan lain-lain;
3. Menginventarisasi, memilah dan menggabungkan bukti dukung yang telah tersedia ke matriks 5 (lima) prinsip SFO;
4. Prinsip ketiga dari SFO adalah menyelaraskan organisasi kepada strategi, kondisi yang diharapkan kinerja organisasi dan individu diinternalisasi oleh masing-masing individu. Setiap pegawai mempresentasikan Perjanjian Kinerja masing-masing beserta Manual IKU nya dalam forum GKM.

Penutup
Dalam rangka mencapai target dan menyelesaikan laporan SFO secara tepat waktu tentunya hal tersebut harus dipersiapkan setiap bulan agar tidak tertinggal satupun progress pelaksanaan action plan dari 5 (lima) prinsip SFO. Persyaratan SFO yang semula tidak ada, masih kurang dan tidak lengkap perlu dilakukan perbaikan sehingga menjadi ada, lengkap, penyediaan data lebih cepat dan mudah.
Selain itu perlu diadakan sosialisasi kepada seluruh pegawai terkait SFO dengan mengikutsertakan para pejabat dan pelaksana untuk memberikan pemahaman dan kemudahan yang akan didapat. Selalu berusaha untuk meningkatkan nilai SFO baik dengan menambah kegiatan organisasi dan melengkapi bukti dukung.
Prinsip ketiga dari SFO adalah menyelaraskan organisasi kepada strategi, kondisi yang diharapkan kinerja organisasi dan individu diinternalisasi oleh masing-masing individu. Setiap pegawai mempresentasikan Perjanjian Kinerja masing-masing beserta Manual IKU nya dalam forum GKM.
GKM setiap pegawai mempresentasikan Perjanjian Kinerja masing-masing beserta Manual IKU nya sehingga seluruh pegawai selesai memaparkan IKU nya masing-masing. GKM ini dapat menjadi kesempatan belajar bagi para pelaksana untuk dapat meningkatkan kemampuannya dalam memaparkan materi, dan seluruh pegawai dapat mengetahui tusinya masing-masing sehingga dapat memberikan hasil yang terbaik.
GKM jika tidak memungkinkan secara tatap muka langsung, pelaksanaan GKM dapat diselenggarakan dengan sarana elektronik (daring).

Penulis: Kasubbag Penilaian Kinerja di
Kanwil Direktorat Jenderal Perbendaharaan Provinsi Kalimantan Tengah

DAFTAR PUSTAKA:
1). Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : KMK-300/KMK.01/2022, Manajemen Kinerja
di lingkungan Kementerian Keuangan, 28 Juli 2022;
2). Eka Yuliantika, Semakin Baik Prestasi, SFO Semakin Naik, 2021.